工務店の後継者の土倉です。案件の進捗が社長の頭の中にしかないと、社員は毎回社長に聞きに行くしかありません。社長が不在の日は、仕事が止まります。進捗を一つの表にまとめ、遅れを自動で知らせ、週に一度まとめを届ける。この3つを作ると、誰でも同じ情報を見て動けるようになります。
なぜ進捗は社長に集まるのか
小さな会社では、社長がお客様とも業者とも直接話していることが多いものです。その結果、最新の状況を知っているのは社長だけ、という状態が生まれます。社長が悪いわけではありません。進捗を書き残す場所がないから、頭の中にたまっていくのです。
1つ目：工程表を一つにまとめる
まず、案件ごとの進み具合を一つの表にまとめます。対象は、初回面談から設計依頼までの流れです。Googleのスプレッドシートに、次のような列を作ります。
- お客様名、担当者
- 初回面談、資金計画、土地の確認、概算見積、設計依頼などの工程
- 各工程の予定日と、終わった日
ポイントは、工程の名前を会社の言葉にすることです。Claudeに「うちの流れはこうです」と説明すれば、表のひな形を作ってくれます。
2つ目：遅れを自動で判定する
表ができたら、遅れを自動で見分けられるようにします。予定日を過ぎても終わった日が入っていない工程に、色を付けるだけです。スプレッドシートの「条件付き書式」という機能を使えば、プログラムなしでできます。設定の仕方が分からなければ、Claudeに聞けば手順を教えてくれます。
たとえば、予定日を過ぎた工程は黄色、1週間以上過ぎた工程は赤、と決めておきます。表を開いた瞬間に、どこが止まっているかが分かります。
3つ目：週に一度、まとめを届ける
表があっても、見に行かなければ意味がありません。そこで、週に一度、まとめを自動で届けます。使うのは、Googleの自動化の仕組み（Apps Script）です。決まった曜日と時間に、表を読んでメールを送ってくれます。
まとめには、次の内容を入れます。
- 今週終わった工程
- 遅れている工程と、その担当者
- 来週に予定日が来る工程
遅れている工程には、お客様名と担当者と次にやることまで書きます。まとめを読むだけで動ける形にしておくと、会議の前に確認する手間も減ります。
まとめの文章はClaudeに書いてもらう
週のまとめを、表から数字を拾って並べるだけにすると、読む側が状況をつかみにくくなります。そこで、まとめの文章そのものをClaudeに書いてもらう方法もあります。表の内容を渡して「遅れている案件を、理由と次の一手が分かるように短くまとめて」と頼むと、読みやすい文章になります。
慣れてきたら、このまとめを週の初めの会議の資料にします。会議で一から状況を説明する時間が減り、「遅れている案件をどうするか」という話し合いに時間を使えます。
社長の仕事も軽くなる
この仕組みを作ると、社員が社長に「あの件どうなってますか」と聞く回数が減ります。社長にとっても、同じ説明を何度も繰り返す時間が減ります。社長は、お客様と会う、話す、決めてもらうという、人にしかできない仕事に時間を使えるようになります。
最初は社長が入力してもよい
最初から全員に入力してもらう必要はありません。はじめの数週間は、社長か後継者が一人で表を更新してもかまいません。表が役に立つと分かれば、社員も自然に入力するようになります。入力の手間を減らしたいときは、会議の録音から進捗を拾って表に入れる方法もあります。工程の名前や遅れの基準も、使いながら直してかまいません。最初から細かく作り込むより、まず一つの表を毎週見る習慣を作ることのほうが大切です。
自社の工程に合う表の作り方が分からない方は、無料診断でご相談ください。今の進め方を伺いながら、最初の表を一緒に考えます。
