工務店の後継者の土倉です。業務フローは、机に向かって書き出すより、いつもの会議の録音から起こすほうが早く、正確です。人は、自分の仕事を説明しようとすると、ふだんやっていることを半分ほど言い忘れます。会議で自然に話している内容のほうが、実際の仕事に近いのです。この記事では、録音から業務フローを起こす4つの手順を紹介します。
なぜ「書き出し」ではうまくいかないのか
「自分の仕事を全部書き出してください」と頼むと、多くの社員が手を止めます。忙しい中で時間を取るのが難しいうえに、慣れた仕事ほど言葉にしにくいからです。たとえば「お客様に電話する」の前に、手帳を見る、前回の話を思い出す、図面を開く、といった小さな作業が隠れています。
会議では、こうした小さな作業が自然に出てきます。「あのお客様、前回なんて言ってたっけ」「図面はまだ戻ってきてない」という会話そのものが、業務の手がかりです。
手順1：いつもの会議を録音する
特別な会議を開く必要はありません。朝礼、営業会議、現場の打ち合わせなど、ふだんの会議をそのまま録音します。スマートフォンの録音でも、録音用の機器でもかまいません。
始める前に、参加者には「業務の見直しのために録音します」と一言伝えてください。録音は社内で使うだけと決めておくと、安心して話せます。
手順2：文字起こしをする
録音を文字にします。録音機器やアプリに付いている文字起こし機能を使えば、自分で書き起こす必要はありません。多少の聞き間違いがあっても、次の手順で整えられるので気にしなくて大丈夫です。
手順3：Claudeに工程を書き出してもらう
文字起こしをClaudeに貼り付けて、次のように頼みます。
- 「この会議に出てくる仕事を、起きる順番に並べてください。」
- 「それぞれの仕事に、誰がやっているか、何を見てやっているかを書き添えてください。」
- 「話の中で、忘れていた・遅れていたと分かる仕事に印を付けてください。」
3つ目の印が特に大切です。会議で「忘れていた」「まだだった」と話題になった仕事は、仕組みで助けると効果が大きい場所だからです。
手順4：人と仕組みに振り分ける
書き出した工程を、「人がやること」と「仕組みに任せること」に分けます。考え方はシンプルです。
- 会う、話す、決めてもらう。これは人がやります。
- 書く、計算する、追いかける、思い出す。これは仕組みに任せられます。
たとえば「お客様に資金の話をする」は人の仕事です。その前の「資料をまとめる」「返済額を計算する」は仕組みに任せられます。振り分けたものを社内で見せ合い、「これは人がやりたい」という声があれば、そちらを優先します。
振り分けの結果を絵にして共有する
振り分けが終わったら、Claudeに「この工程を、人の仕事と仕組みの仕事に色分けした一覧にして」と頼みます。紙に印刷して社内に貼っておくと、話し合いの土台になります。
このとき、社員の反応をよく見てください。「この作業、毎回面倒だった」という声が出た場所は、最初に仕組みにする候補です。逆に「ここは自分でお客様と話したい」という声が出た場所は、無理に仕組みにしません。業務フローは、会社の決まりを押しつける道具ではなく、社員の困りごとを見つける道具です。
また、録音から起こした工程には、担当者ごとのやり方の違いが出てくることがあります。同じ仕事なのに、人によって手順が違う。これを見つけられるのも、録音から起こす方法の良いところです。どちらのやり方に揃えるかは、社内で話し合って決めます。
一度で完成させなくてよい
1回の会議で、業務の全部が出てくるわけではありません。2回、3回と録音を重ねると、少しずつ抜けが埋まっていきます。完成した業務フローを作るより、会議のたびに少し直していくほうが、現場に合ったものになります。
自社の会議で試してみたいけれど進め方が不安な方は、無料診断でご相談ください。録音の取り方から振り分けまで、一緒に考えます。
