工務店の仕事を「人がやること」と「仕組みに任せること」に分けてみた

工務店の後継者の土倉です。今日は、私が自分の会社の業務を見直したときに、最初にやったことを書きます。それは、仕事を「人がやること」と「仕組みに任せること」に分けることでした。

きっかけは「書く時間」の多さ

営業担当の一日を追ってみると、お客様と会って話している時間より、書いている時間のほうが長い日がありました。打合せの記録、資金計画の作成、概算の計算、次回の連絡の段取り。どれも大事ですが、お客様の前に立つ時間を削って行っていました。

4つの動詞で分ける

そこで、仕事を動詞で分けてみました。

• 人がやること：会う、話す、決めてもらう
• 仕組みに任せること：書く、計算する、追いかける、思い出す

「書く」は記録や書類。「計算する」は資金計画や概算。「追いかける」は連絡の催促や工程の遅れ。「思い出す」は次にやることや期限です。この4つは、ルールさえ決めれば人でなくてもできます。

分け方の手順

1. 社内の会議を1回録音し、文字に起こす
2. 初回相談から設計依頼までの工程を、順番に書き出す
3. 工程ごとに、4つの動詞のどれに当たるかを書く
4. 「書く・計算する・追いかける・思い出す」の中から、一番時間を取られているものを1つ選ぶ

最初から全部を仕組みにしようとしないのがコツです。1つ選んで、実際の案件で試します。

最後は人がいなくても回る形に

仕組みを作るときにはAIを使いますが、日々の運用はGoogleのフォームやスプレッドシートで社員が回せる形にしています。AIは作るときと直すときに使う道具です。

次の記事では、最初に仕組みにした「初回面談の後のヒアリング」について書きます。

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