工務店の後継者の土倉です。先に結論を書きます。既製の業務システムと、Claudeで自作する仕組みは、どちらが優れているという話ではありません。仕事のやり方がすでに決まっていて、それを多くの人で同じように回したいなら既製のシステム。仕事のやり方が会社ごとに違い、変わり続けるなら自作の仕組みが向いています。私は自作を支援する立場ですが、この記事ではできるだけ公平に整理します。
既製の業務システムが向いている会社
既製のシステムは、多くの会社で使われてきた仕事の進め方が、形として組み込まれています。次のような会社には、心強い選択肢です。
- 社員が多く、全員が同じ手順で仕事をする必要がある。
- 会計や給与など、法律や決まりに沿った処理を確実に行いたい。
- 困ったときに、電話や画面で問い合わせできる窓口がほしい。
- 仕組みを自分たちで直すより、決まった形に慣れるほうが早い。
特にお金や法律に関わる処理は、専門の会社が作ったシステムに任せるほうが安心です。私も、会計を自作で置き換えることはおすすめしません。
Claudeで自作する仕組みが向いている会社
一方で、自作の仕組みは、会社のやり方に合わせて作れるのが強みです。次のような会社に向いています。
- 少人数で、一人が営業から事務まで何役もこなしている。
- 既製のシステムを入れたが、項目や画面が合わず、結局エクセルや手帳に戻った。
- お客様への対応の仕方に、会社の色やこだわりがある。
- 仕事のやり方がまだ固まっておらず、試しながら変えていきたい。
自作の仕組みは、Googleのスプレッドシートやフォームなど、多くの会社がすでに使っている道具の上に作ります。新しい画面に慣れる必要が少ないのも利点です。
自作の弱点も知っておく
自作には弱点もあります。作った人しか中身が分からない状態になると、その人が辞めたときに誰も直せなくなります。また、作り込みすぎると、使う人が迷う仕組みになります。
だからこそ、自作するときは「社員が自分で直せる」ことを最初から目標にします。直し方を覚えていれば、作った人に頼らなくても仕組みは続きます。私が90日の伴走で一番大切にしているのも、ここです。
費用と手間の考え方
費用の面では、既製のシステムは毎月の利用料がかかる代わりに、作る手間がかかりません。自作の仕組みは、Claudeの契約と、今使っているGoogleの道具があれば始められます。その代わり、作る時間と、直し方を覚える時間が必要です。
ここで見落としやすいのが、「合わない仕組みを使い続ける手間」です。既製のシステムの項目が合わず、同じ内容をシステムとエクセルの両方に入力している。こうした二重の手間は、毎月の利用料より大きな負担になることがあります。逆に、自作の仕組みを誰も直せず、不便なまま使い続けるのも同じ負担です。どちらを選ぶにしても、「毎日使う人の手間が減るか」で判断するのが確かです。
選ぶための3つの質問
迷ったときは、次の3つの質問に答えてみてください。
- その仕事のやり方は、この1年で変わりそうですか。変わりそうなら自作、変わらないなら既製が向いています。
- その仕事は、法律や会計の決まりに強く関わりますか。関わるなら既製が安心です。
- その仕事をしている人は、何人ですか。少人数なら自作で小回りがききます。大人数なら既製で揃えるほうが楽です。
組み合わせるのが現実的
実際には、どちらか一方に決める必要はありません。会計や給与は既製のシステムに任せ、初回面談から設計依頼までの、会社ごとに違いが出やすい部分を自作する。こうした組み合わせが、多くの工務店にとって現実的です。
どこまでを既製に任せ、どこからを自作にするか迷う方は、無料診断で一緒に整理しましょう。今お使いの道具を活かす前提でお話します。
